Ruolo sempre più richiesto e ricercato dalle aziende, oggi il Project Manager racchiude nella stessa figura, conoscenze e responsabilità di ampio respiro.

Una figura chiave per apportare valore e approcciare i progetti in ottica di pianificazione e diffusione di una cultura aziendale volta all’organizzazione efficiente ed efficace.

Ma chi è e cosa fa oggi un project manager e in che modo si è evoluto questo ruolo dalle tante sfaccettature? Ve lo raccontiamo in questo articolo, facendo tesoro della nostra esperienza nel digital marketing e con l’approccio di chi accompagna le aziende nel percorso di crescita e valore.

I pilastri del project management

Partiamo dalle fondamenta, ovvero dagli elementi che in sinergia rappresentano la chiave del Project Management: le persone, i processi e la tecnologia.

Un corretto allineamento di essi favorirà il raggiungimento del massimo successo di un progetto e un vantaggio competitivo sia in termini di fluidità delle connessioni aziendali, sia in termini di comprensione delle sfide che qualunque settore pone.

In un panorama complesso come quello del digital marketing, che impone lo stare al passo con le continue evoluzioni, la competitività è fortemente caratterizzante, dunque esclusivamente un approccio accurato di pianificazione, esecuzione e monitoraggio, potranno portare al successo e al corretto funzionamento di tutti gli ingranaggi della macchina aziendale.

Ma di quali strumenti si avvale una buona strategia di project management? Vediamo insieme le fasi clou del ciclo di vita di un progetto:

Ciò che infatti abbiamo imparato nel corso del tempo, cadendo a volte in errori essenziali per una vera crescita, è quanto sia fondamentale saper intervenire, ancora meglio anticipare, problematiche e deviazioni dal piano per apportare le correzioni necessarie a un percorso che a un certo punto potrebbe non essere più quello giusto.

La gestione di un progetto infatti è un campo infinito di variabili, a volte prevedibili, altre no. La capacità del Project Manager sarà saperle gestire e non perdere mai il controllo.

Da qui l’esigenza di una figura che abbia competenze e skills non solo di tipo hard, prettamente legate al settore di riferimento, ma anche soft.

Molti degli aspetti di un progetto infatti passano e dipendono dalle persone, con sfaccettature diverse, modi differenti di approcciare il lavoro e i momenti di crisi.

Un Project Manager deve sempre sapere come adattarsi al meglio a chi ha di fronte, con intuizione e una buona dose di empatia. Per ultimo ma non meno importante, la pazienza e la perseveranza, doti imprescindibili per ritenersi dei buoni PM.

Chi è il project manager

Partendo dalla premessa che il cambiamento in corso negli ultimi anni del mercato del lavoro ha imposto una profonda riflessione delle professioni, oggi sempre più si parla di figure trasversali, ibride, non ritrose al cambiamento ma con solide basi che gli ricordino il loro posto nel mondo.

Pensiamo infatti che un buon Project Manager, non sia solo colui o colei che sappia pianificare in maniera categorica e a volte un po’ cieca dal contesto in onore di un perfetto GANTT, ma sia quella persona che con impegno, professionalità, etica e intelligenza emotiva riesca a ritagliarsi un spazio chiave all’interno dell’organizzazione aziendale e come riferimento delle risorse.

In questa ottica di una sempre più rinnovata cultura aziendale, il PM porta tanti oneri. Gestire infatti i team di progetto richiede capacità organizzative non comuni e un’attitude alla leadership orientata all’ascolto e alla gestione dei conflitti.

Questo va poi unito a un’indiscussa competenza di base che con pragmatismo guida al successo dei progetti con un approccio sistemico e strutturato.

Il PM dovrà sapientemente miscelare competenze tecniche legate alla definizione delle attività, dei tempi e dei rischi, con una comprensione profonda dei bisogni del cliente e delle risorse interne. Non a caso, crediamo sempre più che il suo ruolo possa orchestrare e traghettare il team verso una responsabilizzazione compatta e multidisciplinare.

Le soft skills di un Project Manager

Se volessimo quindi riassumere (in questo approccio quasi sciamanico) cosa ci piace oggi trovare in un Project Manager potremmo sicuramente parlare di:

Tutto questo, può davvero fare la differenza tra un progetto che verrà ricordato come discreto e uno che invece che avrà reso straordinario l’aver partecipato.

Il mondo del digital marketing del resto, proprio per la sua mutevolezza e peculiarità, impone sfide emotive e professionali di non poco conto.

Ma l’eterogeneità degli argomenti e delle discipline trattate, possono davvero fare la differenza in termini di qualità e attenzione alta verso il proprio operato, spesso mai noioso ma impegnativo, senza dubbio.

Sarebbe bello poter dire di essersi divertiti durante la gestione di un progetto e nei casi illuminati in cui questo accade, la sensazione è impagabile.

Metodologia Scrum: cos'è?

Naturalmente, come per ogni competenza aziendale, esistono dei metodi utili per governare tra incertezze e rischi, sistemi complessi che già di per sé definiscono un progetto in quanto tale, tra questi certamente lo SCRUM.

Questa metodologia di lavoro trae la sua origine e applicazione principalmente nelle aziende che sviluppano software o prodotti digitali, ma nel tempo ha avuto larga diffusione in diversi settori e ambiti per organizzare il team e velocizzare i processi produttivi basando il suo successo su tre pilastri: trasparenza, ispezione e adattamento.

Inquadrato nel contesto dei modelli organizzativi di tipo Agile, lo SCRUM si basa su diversi aspetti quali:

Nel contesto del marketing digitale, tra tempi serrati e strategie adattate alle mutevoli esigenze di mercato, l’adozione di metodologie agili sta diventando sempre più diffusa.

Lo Scrum infatti si è dimostrato efficace consentendo ai team di essere più flessibili, collaborativi e reattivi, offrendo quindi un vantaggio competitivo sia in termini di produttività che di approccio al cliente.

Inoltre, aiuta a mantenere i componenti del team sempre allineati sugli obiettivi e sul progress del progetto. Su questo approccio iterativo, si pongono le basi per una corretta identificazione dei rischi in modalità e tempistiche congrue ad affrontare rapidamente gli ostacoli, riducendo quindi la probabilità di fallimento del progetto.

Per comprendere al meglio come funziona lo SCRUM, scopriamo le diverse fasi.

Assegnazione dei ruoli

Il primo passaggio necessario è la formazione di uno scrum team in genere formato da:

Il proprietario del prodotto (product owner). Questa figura facilita la comunicazione e le priorità tra il team di sviluppo. È responsabile della massimizzazione del valore del prodotto e si concentra sulla comprensione dei requisiti aziendali, dei clienti e del mercato, e sulla priorità del lavoro che deve essere svolto dal team.

Lo scrum master. Lo scrum master si assicura che il team di sviluppo rimanga creativo e produttivo. Gli scrum master sono gli esperti di Scrum all'interno delle loro squadre. Istruiscono quindi tutti, dal team al product owner, riguardo il processo di scrum. In qualità di facilitatore capo, pianifica le risorse necessarie (sia umane che logistiche) per la progettazione dello sprint, dello stand-up e della revisione retrospettiva dello sprint, vedremo a breve di cosa si tratta.

Il team di sviluppo. Un team di sviluppo è in genere composto da un numero variabile di persone. I membri del team devono essere affiatati, avere competenze diverse e supportarsi a vicenda per il raggiungimento degli obiettivi. Tutte le risorse della squadra devono autogestirsi per decidere come portare a termine le proprie attività ma devono ragionare in termini di “noi” e aiutarsi a vicenda per garantire il completamento di uno sprint di successo.

Creazione di un product backlog

Proseguendo, arriviamo al product backlog, ovvero un elenco dettagliato dei task individuati per il lavoro da svolgere. I punti inclusi nell’elenco sono ordinati dal product owner in termini di importanza e valore commerciale.

Man mano che il progetto si sviluppa e vengono rivelati nuovi requisiti o correzioni, il backlog viene aggiornato. Dunque l’approccio va considerato flessibile e in continuo mutamento.

Una visione chiara in questa fase del processo di scrum è fondamentale. Per creare una gerarchia visiva, può essere utile anche sviluppare una scrum board. I team infatti possono avvalersi dell’utilizzo di varie piattaforme per la gestione dei progetti.

Sprint e incontri di revisione

Nelle diverse fasi del metodo SCRUM lo sviluppo ciclico si realizza in diversi sprint. Uno sprint è un’unità di base dello sviluppo in Scrum ed è di durata fissa, generalmente da una a quattro settimane.

Ogni Sprint è preceduto da una riunione di pianificazione in cui vengono identificati gli obiettivi e vengono stimati i tempi di sviluppo.

La durata di uno sprint, in genere è determinato sulla base di quanto il cliente comunica con il team, pianificando dunque all’interno del lasso di tempo, non solo i tempi di produzione ma anche i momenti cruciali di feedback del cliente, senza il rispetto dei quali si metterebbe a rischio la buona riuscita del progetto.

Una volta stabiliti poi gli obiettivi internamente e il piano di azione, si va in scena con i cosiddetti Daily Meeting, riunioni quotidiane della durata di 15 minuti in cui il team si confronta sul lavoro, ne fa una verifica ed eventualmente individua i cambiamenti da apportare.

Si susseguono poi Review e Retrospective, momenti in cui nel primo caso il team controlla i risultati da presentare al cliente, nel secondo una valutazione di come il team ha agito. Questa è l’ultima fase in cui tutte le risorse hanno la possibilità di autovalutarsi, proponendo miglioramenti da implementare negli sprint e progetti futuri.

Lo SCRUM dunque non solo mero strumento di gestione interna ma un metodo in cui la ratio è vincere in due, velocizzando i processi e limitando gli imprevisti perché il cliente è sempre allineato sullo status del progetto. Ed è in questi termini di conoscenza condivisa che cerchiamo di approcciare le macro e micro attività, riscontrando una soddisfazione del cliente con cui si crea un prezioso ponte di dialogo in cui il confronto sulle reciproche necessità, pone le basi per una gestione ottimizzata delle attività.

Fondamentale è infatti sapere porsi in maniera chiara fin dallo start di un progetto di lavoro, fase di estrema importanza e momento cruciale in cui gettare le basi per un metodo condiviso in funzione delle giuste aspettative.

Il successo di un progetto dipende da diversi fattori e dai diversi attori coinvolti, tutti quanti tasselli importanti e di cui tenere conto nella globalità delle considerazioni da fare.

La prima cosa che infatti un cliente dovrebbe chiedersi approcciandosi a una realtà qualunque del digital marketing è in primis: fa per me? Allo stesso modo, noi abbiamo il dovere di valutare tutti gli aspetti di un progetto per poter pronunciare con onestà un sì senza riserve. Insomma, anche nel mondo del business digitale, ci si sceglie per affinità.

Il fatto infine di aver potuto empiricamente constatare di avere fatto la scelta giusta, è quello che realmente ci rende fieri e soddisfatti del nostro lavoro. Questa consapevolezza è la base per la crescita aziendale e per la definizione sempre più chiara di un modello di business che possa realmente considerarsi vincente.

Come infatti ci suggerisce Walter Romano nella rubrica Econopoly de Il Sole 24 Ore “In qualunque azienda l’inizio del progetto è segnato dalla firma del contratto, a valle di una negoziazione più o meno lunga tra i rappresentanti commerciali delle parti coinvolte.

Ma si sa che una volta firmato il contratto, un pezzo importante della storia del progetto è già segnata. A volte in maniera irreversibile.

Di certo questo non può costituire in alcun modo un alibi per il Project Team, ma resta il fatto che quel progetto è evidentemente cominciato molto prima che la documentazione contrattuale firmata arrivasse sulla scrivania o nell’inbox del Project Manager e dei suoi collaboratori”.

In conclusione, negli anni è ormai diventata indiscussa e imprescindibile una gestione strategica per obiettivi e processi dei progetti.

Il Project management è dunque cruciale per la creazione e il consolidamento di una leadership aziendale attenta ai bisogni del cliente e dell’organizzazione interna, perché va sempre ricordato che prima di tutto ci sono le persone.

E i progetti sono fatti da persone.

Non è affatto casuale che per i progetti più complessi, il team di squadra e il Project Manager vengano individuati già in fase di presentazione offerta e negoziazione. Questo è il nostro approccio e nel tempo si sta rivelando una best practice di valore in cui le power e soft skills delle risorse vengano valorizzate al meglio, permettendo tra l’altro una scelta a monte per affinità e attitude rispetto al progetto e a chi ci approcciamo.

In questo sistema affascinante e complesso, si pongono le basi per gli scenari futuri, tesi sempre verso nuovi obiettivi e percorsi di valore. Da qui parte il beneficio che si trarrà per il prossimo passo.

Guardare sempre oltre, e ora: next step!

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